Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο

Περιβάλλον Web

Όλες οι λειτουργίες διατίθενται σε περιβάλλον Web, οπότε αρκεί ένας Web browser για την πρόσβαση των χειριστών από κάθε υπολογιστή σε ένα δίκτυο, χωρίς την ανάγκη τοπικής εγκατάστασης.

Σύγχρονο και προσαρμοστικό περιβάλλον εργασίας με παράθυρα, μενού, γραμμές εργαλείων, λίστες επιλογών, κ.α. ώστε να μεγιστοποιείται η φιλικότητα και να μειώνονται οι απαιτήσεις εκπαίδευσης.

Ειδικές desktop και mobile εφαρμογές

Παράλληλα, παρέχονται desktop και mobile εφαρμογές οι οποίες παρέχουν πρόσβαση στη λειτουργικότητα του συστήματος καθώς και υποστήριξη ειδικών λειτουργιών (μαζική μεταφορά αρχείων, τοπική (native) επεξεργασία εγγράφων, κ.α.).

Ευελιξία στις απαιτήσεις εγκατάστασης

Παρέχεται ανεξαρτησία του σε ότι αφορά σε καίριες υποδομές όπως το λειτουργικό σύστημα και η βάση δεδομένων.

Το σύστημα εγκαθίσταται σε Windows ή Linux υποδομή, και υποστηρίζονται οι περισσότερες σύγχρονες σχεσιακές βάσεις δεδομένων (MySQL/MariaDB, SQL Server, PostgreSQL, κ.α.).

Διαχείριση Εισερχόμενων και Εξερχόμενων Εγγράφων

Καταγράφονται τα στοιχεία ενός εισερχόμενου εγγράφου (π.χ. αριθμός πρωτοκόλλου αποστολέας, παραλήπτης, ημερομηνία αποστολής, χρόνος παραλαβής, κτλ.).

Καταγράφονται τα στοιχεία ενός εξερχόμενου εγγράφου (απάντησης ή οίκοθεν). Υποστηρίζεται πλήρως η διαδικασία παραγωγής του εξερχόμενου εγγράφου.

Σχέδια Εγγράφων

Δημιουργία Σχεδίου Εγγράφου και αυτόματη διασύνδεσή του με το αντίστοιχο εισερχόμενο.

Δημιουργία ψηφιακού αρχείου χρησιμοποιώντας κάποιο υπόδειγμα, δημιουργία νέων εκδόσεων του αρχείου και εισαγωγή σχολίων από τους χειριστές.

Υποστηρίζονται πλήρως οι απαιτούμενες λειτουργίες δρομολόγησης, εγκρίσεων με σχόλια και ψηφιακής υπογραφής των εγγράφων και των σχολίων.

Εισαγωγή Συνημμένων Ηλεκτρονικών Αρχείων

Εισαγωγή και συσχέτιση ηλεκτρονικών αρχείων με εισερχόμενα ή εξερχόμενα έγγραφα.

Δυνατότητα ψηφιοποίησης του εισερχόμενου και εισαγωγής του στο σύστημα, καθώς και η πρωτοκόλληση εισερχόμενων από άλλες εφαρμογές (e-mail, fax server, σύστημα διαχείρισης αιτημάτων, κ.α.)

Μαζική Εισαγωγή

Δημιουργία νέων εγγράφων χρησιμοποιώντας κάποιο επιλεγμένο ως πρότυπο για τη μαζική εισαγωγή πανομοιότυπων εγγράφων.

Mαζική εισαγωγή εγγράφων από δεδομένα σε αρχεία Excel.

Πολλαπλοί Αριθμοί Πρωτοκόλλου

Υποστηρίζεται ενιαία ή διαφορετική αρίθμηση για εισερχόμενα και εξερχόμενα, ταυτάριθμες ή όχι απαντήσεις, αρχικοποίηση ανά έτος, κ.α.

Ορισμός επιπλέον αριθμών πρωτοκόλλου χωρίς περιορισμό, με παραμετρική μορφή (σταθερά αλφαριθμητικά και μεταβλητά μέρη). Οι επιπλέον αριθμοί μπορούν να είναι υποχρεωτικοί ή προαιρετικοί και να ενεργοποιούνται για επιλεγμένες ομάδες και ρόλους ή τύπους εγγράφων.

Πολλαπλά Βιβλία Πρωτοκόλλου

Κάθε ορισμένο Βιβλίο Πρωτοκόλλου μπορεί να είναι διαθέσιμο σε διαφορετικές ομάδες χειριστών. Ως εκ τούτου μπορούν να οριστούν χειριστές, με πρόσβαση σε πολλαπλά Βιβλία.

Υποστηρίζεται πρωτοκόλληση απορρήτων σε ειδικό Βιβλίο Πρωτοκόλλου και με περιορισμένη πρόσβαση και δυνατότητες κρυπτογράφησης.

Οργάνωση και Κατηγοριοποίηση

Οι χειριστές μπορούν να οργανώσουν τα έγγραφα σε φακέλους (π.χ. ΦΕΚ, Εγκύκλιοι, κ.α.), ή να καταγράψουν το τύπο του εγγράφου σύμφωνα με κάποια ειδική ταξινόμηση της υπηρεσίας ή να καταγράψουν λέξεις-κλειδί ή να επιλέξουν μία ή περισσότερες σχετικές θεματικές περιοχές (tags), ή να καταγράψουν τη θέση του εγγράφου, κ.α.

Για τα αντίστοιχα πεδία παρέχονται ειδικές ιεραρχικές λίστες και γραφικά εργαλεία καταχώρισης για την επιλογή τιμών.

Διαχείριση Φορέων/Οργανισμών

Παρέχεται ειδικό περιβάλλον όπου οι χρήστες μπορούν να διαχειριστούν πλήρως τα στοιχεία συνεργαζόμενων φορέων, οργανισμών, υπηρεσιών.

Οι φορείς παρουσιάζονται σε ιεραρχική μορφή, χωρίς όριο επιπέδων ιεραρχίας. Οι χειριστές μπορούν να επιλέξουν έτσι από λίστα φορέων τους αποστολείς ή παραλήπτες εγγράφων.

Η ίδια πληροφορία μπορεί να επιλεγεί και για αναζήτηση εγγράφων με κριτήριο κάποιο φορέα.

Δημιουργία νέων πεδίων

Δυνατότητα ορισμού νέων πεδίων (διαφορετικών τύπων, όπως κειμένου, ημερομηνίας, αριθμού, κλπ) και η αυτόματη εμφάνισή τους στην φόρμα επεξεργασίας και στους καταλόγους, καθώς και η αυτόματη δυνατότητα χρήσης τους ως πεδία αναζήτησης.

Συσχέτιση και Διασύνδεση Εγγράφων

Δημιουργούνται συνδέσεις σε άλλα καταχωρημένα έγγραφα και οι χειριστές να μπορούν να περιηγηθούν από το ένα στο άλλο.

Προβολή του ιστορικού ενός εγγράφου και δυναμική εξαγωγή συσχετίσεων μεταξύ εγγράφων ακολουθώντας την αλυσίδα συσχετίσεων μεταξύ αυτών (έγγραφα που προηγήθηκαν ή ακολούθησαν, σχετικά, συνημμένα). Ως σχετικά μπορούν να καταγραφούν και έγγραφα που δεν είναι αποθηκευμένα στο σύστημα.

Διαχείριση Ηλεκτρονικών Αρχείων

Αποθήκευση ηλεκτρονικών αρχείων διαφόρων τύπων, και οργάνωσης αυτών σε φακέλους

Τα έγγραφα του Ηλ. Πρωτοκόλλου μπορούν να συσχετιστούν με κάθε τύπο εγγράφου / αρχείου στο σύστημα, ώστε να φαίνεται άμεσα η σχετική αλληλογραφία με υπόθεση, έργο, κλπ.

Διαχείριση Χρεώσεων και Διεκπεραίωση Εκκρεμοτήτων

Πλήρεις δυνατότητες χρέωσης και παρακολούθησης των εκκρεμών εγγράφων και των προς διεκπεραίωση υποθέσεων με βάση κάποιο χρονικό διάστημα, το στέλεχος ή το τμήμα που έχει χρεωθεί το έγγραφο, κτλ.

Με βάση τις ημερομηνίες χρέωσης, προθεσμίας, διεκπεραίωσης παρέχεται ενημέρωση για τις εκκρεμότητες, σε επίπεδο χειριστή ή Τμήματος ή Υπηρεσίας.

Διαδοχικές Χρεώσεις

Δυνατότητες πολλαπλών χρεώσεων ή δρομολόγησης εγγράφων σε Διευθύνσεις, Μονάδες, Τμήματα, υπαλλήλους, επιτροπές, κλπ. Για κάθε χρέωση μπορούν να καταγραφούν η Ημ. Χρέωσης, Ημ. Προθεσμίας, Σχόλια, κ.α.

Οι επιλογές χρέωσης μπορούν να προσαρμοστούν βάσει οργανογράμματος ή τύπου εγγράφου ή θεματολογίας εγγράφου ή φόρτου εργασίας.

Διεκπεραίωση

Οι χειριστές που έχουν χρεωθεί έγγραφα προς διεκπεραίωση, μπορούν να ενημερώνουν το σύστημα για την πορεία των εργασιών τους, το ποσοστό προόδου, τη προβλεπόμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης, την ημερομηνία διεκπεραίωσης, να επισυνάπτουν σχόλια και σχετικά ηλεκτρονικά αρχεία, κ.α.

Μπορεί να οριστεί η σημαντικότητα των εγγράφων (π.χ. «ΕΠΕΙΓΟΝ») ώστε κάποια έγγραφα να διεκπεραιωθούν κατά προτεραιότητα.

Παρακολούθηση Ροής Εγγράφων και Εκκρεμοτήτων

Οι προϊστάμενοι μπορούν να έχουν πλήρη εικόνα της ροής των εγγράφων και της προόδου των εργασιών.

Προβολή του ιστορικού ενεργειών διακίνησης του εγγράφου και κάθε ενέργεια των αρμοδίων χειριστών.

Ειδοποιήσεις

Αυτόματη (και χειροκίνητη) ενημέρωση μέσω e-mail, των υπαλλήλων που έχουν χρεωθεί την διεκπεραίωση κάποιου εγγράφου. Το e-mail παραμετροποιείται και περιέχει τα βασικά στοιχεία, σύνδεσμο πρόσβασης στο έγγραφο μέσω του Web περιβάλλοντος χρήσης και προαιρετικά, συνημμένα αρχεία.

Υποστηρίζεται λειτουργία ειδοποίησης παραλαβής (acknowledgment) του εγγράφου.

Κατάλογοι Εγγράφων και Αναφορές

Τα έγγραφα που καταχωρούνται παρουσιάζονται στους χρήστες με μορφή καταλόγου όπου φαίνονται συνοπτικά τα βασικότερα στοιχεία του εγγράφου. Ο κατάλογος μπορεί να ταξινομηθεί με βάση οποιοδήποτε πεδίο.

Κάθε κατάλογος εγγράφων μπορεί να εξαχθεί σε αρχείο και να εκτυπωθεί (π.χ. με τη μορφή ενός Βιβλίου Πρωτοκόλλου).

Aποδεικτικά Καταχώρισης

Εξαγωγή και εκτύπωση Βεβαίωσης Καταχώρισης Αιτήματος

Δυνατότητα εξαγωγής και εκτύπωσης σε ετικέτες (labels) με δυνατότητα χρήσης barcode.

Αποδεικτικό παραλαβής μπορεί να αποστέλλεται, αυτόματα ή χειροκίνητα, μέσω e-mail στον αποστολέα.

Διατίθεται προκαθορισμένες αναφορές και δυνατότητα δημιουργίας νέων αναφορών.

Αναζήτηση Εγγράφων

Οι χειριστές μπορούν να δημιουργήσουν φίλτρα εγγράφων, ορίζοντας πολλαπλά κριτήρια επιλογής εγγράφων και να τα αποθηκεύσουν για μελλοντική χρήση.

Τα αποτελέσματα κάθε αναζήτησης μπορούν να προβληθούν με τη μορφή καταλόγου ή να εξαχθούν σε αρχείο.

Ως κριτήριο αναζήτησης μπορεί να χρησιμοποιηθεί κάθε πεδίο ενός εγγράφου.

Αναζητήσεις και Αναφορές

Δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας Βιβλίου Πρωτοκόλλου, καθώς και ένα σύνολο σχετικών εγγράφων και αναφορών.

Ψηφιακή υπογραφή

Ψηφιακή υπογραφή εγγράφων τύπου PDF (ενσωματωμένη) και ψηφιακή υπογραφή ανεξάρτητη του τύπου αρχείου (detached) με κρυπτογράφηση δημοσίου κλειδιού..

Χρησιμοποιείται για λόγους έγκρισης, επιβεβαίωσης συμφωνίας, διασφάλισης της ακεραιότητας του εγγράφου, κ.α.

Υποστηρίζονται ψηφ. υπογραφές εξ αποστάσεως ή τοπικές με χρήση token και ψηφιακές σφραγίδες (e-seal).

Διακίνηση εγγράφων μεταξύ Υπηρεσιών (Κ-ΣΗΔΕ, eDelivery)

Υποστηρίζεται το Κεντρικό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Κ.Σ.Η.Δ.Ε.).

Υποστηρίζεται η ευρωπαϊκή υποδομή eDelivery του προγράμματος Connecting Europe Facility (CEF).

Αποστολή εξερχόμενων με e-mail

Αποστέλλονται με e-mail εξερχόμενα έγγραφα προς ένα ή περισσότερους αποδέκτες. Το e-mail περιλαμβάνει στοιχεία του εγγράφου, συνημμένα αρχεία και σχόλια.

Ασφάλεια

Ο διαχειριστής του συστήματος μπορεί να καθορίσει αναλυτικά τα δικαιώματα πρόσβασης.

Καθορισμός λίστας ελέγχου πρόσβασης (Access Control List) εγγράφων.

Υποστηρίζεται ολοκλήρωση με κεντρικά συστήματα ελέγχου πρόσβασης (LDAP, CAS SSO, Shibboleth, OAuth, forms, κ.α.).

Δικαιώματα χρήσης

Εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε επίπεδο ρόλου κάθε χειριστή και αναλυτική καταγραφή ενεργειών χειριστών.

Το περιβάλλον χρήσης προσαρμόζεται στα δικαιώματα πρόσβασης που έχουν οι χειριστές, π.χ. αφαιρούνται αυτόματα επιλογές μενού όπου δεν υπάρχει το απαιτούμενο δικαίωμα χρήσης (π.χ. καταχώρισης εγγράφων) του χειριστή.

Ιδιωτικότητα, GDPR

Οι εκτεταμένες επιλογές ρυθμίσεων ελέγχου πρόσβασης ενισχύουν την συμμόρφωση του συστήματος με απαιτήσεις ιδιωτικότητας.

Υποστηρίζεται η προσθήκη ενδείξεων καταχώρισης εγγράφων με προσωπικά δεδομένα και στρατηγικές σχεδίασης που λαμβάνουν υπ’ όψιν την προστασία των προσωπικών δεδομένων όπως Privacy By Design, Privacy by Default, Right to be forgotten, κλπ.